商务信函范文英语格式

(资料图片)

　　并不是所有的外贸员都是天生下来就会用英语写商务信函了，它们也是会遵循一些信件格式的写作的。下面是学习啦小编给大家整理的商务信函范文英语格式，供大家参阅!

　　商务信函范文英语格式

　　英文商务信函写作格式 英文信函分为混合式和齐头式。

　　混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。

　　齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

　　英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

　　(1)信头 The heading

　　信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

　　(2)编号和日期 The reference number and the date

　　方便以后查信使用。Your ref: (你方编号) Our ref: (我方编号)

　　日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年;美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如May，1998(美式写法);1，May，1998(英式写法)。

　　(3)信内地址 The inside address

　　与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。

　　书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。

　　(4)称谓 The salutation

　　在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”;称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies;无具体收信人姓名用Dear Sir or Madam 称呼收信者。

　　收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于称呼市长、部长、大使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。

　　(5)开头语The open sentences

　　开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

　　(6)正文 The body of the letter

　　正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

　　(7)结尾语The closing sentences

　　结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。

　　(8)结束语 The complimentary close

　　英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：

　　Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等;若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

　　(9)签署 The signature

　　签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：

　　Chairman of the Board of directors(董事长)，President或Genera1 Manager(总经理)，Director(董事)，Stand Director(常务董事)，Manager(经理)，Head of Department(职员)，Manageress(女经理)，

　　Head of a Department(处长)，Section chief(科长)等。

　　需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。

　　(10)、附件 Enclosure

　　如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。

　　例如：

　　Encls: 2 Invoices

　　Enc.: 1 B/Lading

　　(11)其它

　　商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：

　　①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.(Attention的缩写)字祥，也可在字下划横线表示。

　　②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。

　　③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。

　　④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。

　　⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用P.S.(Postscript的缩写)引导。

　　对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下： 日期 May,20,1998,收信人 Mach &.Welson，

　　地址340 Camedle Ave Kemlworttl，N.T,

　　注意 Attn：Mr. Jack G. Johnson

　　SCHARFMAN BROS. INC

　　CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES

　　信头 HEMPSTS Representatives一Importers (516)292一1750

　　Sauco 393 FRONT STREET

　　TELEX: 96-7725 HEMPSTED

　　NEW YORK 11550

　　称呼 Dear Sirs。

　　Thank you for your interest in the MEYLAN line Of stopwatches，timing device，etc。

　　信文：

　　We are leased to inform you that we act as extensive export representatives for MEYLAN CORP。 P1ease advice if you are interested in receiving our full catalog and price list。

　　信尾谦称 Very truly yours，

　　公司名称 SCHRTFMAN BROS.INC.

　　签 字

　　写信人姓名 Michael Seharfmah

　　写信人职务 Manager

　　发信人及打字员 MS/am

　　附 件 Encl. One

　　样信一：

　　1、收信人的邮箱

　　2、发信人的邮箱

　　3、写信日期：写日期时，请注意以下几点：

　　a. 年份要写完整，不能用03代替2003。

　　b. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出现。但是可

　　以用英文缩写，比如用Aug.代替August。

　　4、时间

　　5、主题

　　6、称呼

　　7、正文

　　8、结束语

　　9、签名

　　10、联系方法：

　　这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法(地址、电话、传真、邮箱、网址)。写地址要注意：一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。

　　英文商务信函写作格式

　　1、信头 The heading

　　信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

　　通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

　　2、编号(写信人的名字缩写)和日期 The sender name and the date

　　这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

　　3、封内地址 The inside address

　　这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者

　　已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

　　4、事由 The subject heading

　　事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。

　　5、称呼 The salutation

　　指对收信人的一种称呼。

　　较常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。

　　6、开头语 The open sentences

　　开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

　　7、正文 The body of the letter

　　信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

　　8、结尾语 The complimentary close

　　结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。

　　9、结束语 The complimentary close

　　结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。

　　10、签名 The signatrue

　　写在结束语的下面，签上写信人的名字。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。

　　11、附件 Enclosure

　　如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。

　　例如：

　　Encls: 2 Invoices

　　Enc.: 1 B/Lading

　　商务信函的写作特点

　　写作商务信函并不要求使用华丽优美的词句。所有需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。

　　1、口语化

　　每一封信函的往来，都是跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以需要在信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

　　2、语气语调

　　由于信函都是有其目的性的，所以信函里所采用的语气语调也应该符合写信人的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，写这封信函是想达到一个什么样的目的，希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

　　3、真诚

　　不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以信函也必须能够充分体现真诚。不管说什么，都要带着诚意去说。

　　4、直接

　　信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

　　5、礼貌

　　礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

　　特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者的指责不公平时，请表现一下高姿态，可以据理力争，说明自己的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

　　6、简洁

　　就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。最好是一件事情写一段。

　　8、精确

　　当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

　　9、针对性

　　请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

　　10、语言朴实

　　商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。

　　11、回复迅速及时

　　给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

　　12、标题

　　这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile"s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样会使邮件显得更加专业。

　　13、校对

　　写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下所提供的事实，数据等是否有错。在信函里有一个极小的失误，也可能会破坏写信人在沟通方面的可信度，并使人对写信人表达的其他信息投下怀疑的阴影。

　　签名档所填写内容：

　　(职务,根据个人的职务所写)

　　Luoyang Yunchuan Wind Power Machinery Co., Ltd.

　　Add：1-1-2109 Room, Wenxing Modern Bulding,No.3, Lianmeng Road, Janxi District, Luoyang, Henan Province, China

　　Tel: +86-0379-64833105 +86-0379-64687596

　　Fax: +86-0379-64833105 +86-0379-64687596\

　　Email: (根据个人的email所写)

　　Website: (根据门户网站所写)

　　邮件自动回复内容：

　　Dear Sirs:

　　I am very glad to receive your letter! I will reply you soon.

　　Thank you very much!

　　Best regards!

　　Your sincerely

　　XXXXX(名字)

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